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ORGANIZZAZIONE AMMINISTRATIVA AZIENDALE
“Questa Sconosciuta”
Quante volte, nel corso degli anni, durante le nostre visite in azienda, ci siamo sentiti dire “non riusciamo a capire perché l’attività non va….….” oppure “vorremmo trovare il modo di analizzare meglio..….” o anche “ma come potremo fare per migliorare….….”, e poi, alla domanda “mi faccia parlare con il personale amministrativo/finanziario” per analizzare i dati ci sentiamo rispondere “ si, il ragioniere è di la, venga con me che l’accompagno; una volta poi arrivati nel suo ufficio e dopo le dovute presentazioni, ci rendiamo conto che “il ragioniere” di tutto si stava occupando ma non certo di “amministrazione o finanza”; impegnato in una telefonata con un cliente, mentre attendiamo che finisca, arriva il “commerciale” che gli lascia sulla scrivania un faldone di carte da verificare; terminata la telefonata col cliente, ne arriva un’altra e, scusandosi, risponde senza indugio e, nel frattempo, sono trascorsi già venti minuti senza avere intavolato alcun discorso.
In questo breve articolo presenteremo l’Organizzazione amministrativa Aziendale tra i fiori all’occhiello dei servizi offerti dalla nostra società di consulenza alle aziende e controllo di gestione.
Senza dilungarmi con le provocazioni (ma vi assicuro che nella maggior parte dei casi è così) questa è purtroppo la realtà di tante micro imprese che, sia per limitare i costi, che per esigenze delle più svariate, considerano gli uffici amministrativi come un “male necessario” che, se gestito in modalità “multitasking”, e non nell’accezione positiva del termine, solo allora viene considerato un “costo” di reparto accettabile.
Ovviamente nulla di più sbagliato e, con le novità introdotte dal DLgs 14/2019, questa concezione oramai obsoleta che in molti sposano dovrà giocoforza essere abbandonata; dotarsi di “adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili” dovrà rappresentare un “mantra” per consentire all’impresa ed al suo titolare, in linea coi dettami normativi, di dotarsi di strumenti di elaborazione e di analisi economica e finanziaria che, nell’interesse dell’imprenditore, consentano all’azienda di:
- Tracciare una rotta con strumenti di previsione – BUDGET;
- Rilevare i fatti aziendali per misurare le azioni ed i numeri – CRUSCOTTO DI CONTROLLO;
- Correggere in corso d’opera la rotta o proseguirla sul percorso tracciato – REBUDGETING.
Ecco, in estrema sintesi, ciò di cui il reparto amministrativo/finanziario dovrebbe occuparsi, oltre l’attività ordinaria, e non facendo il tappabuchi dell’azienda; il ricorso a professionisti esterni si rende quindi indispensabile sia per introdurre sistemi di controllo e monitoraggio delle attività che per la formazione del personale amministrativo che dovrà evolversi verso l’utilizzo autonomo di questi strumenti.
Queste sono le attività essenziali ed imprescindibili che devono essere introdotte all’interno dell’azienda, nel comparto amministrativo, per essere pronti, in qualsiasi momento, a repentini cambiamenti degli scenari macroeconomici che, purtroppo, rappresentano oggi argomenti di straordinaria attualità.
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